چگونه می توان بهبود کارآیی در سازمان های بزرگ دولتی را افزایش داد؟

بهبود کارآیی در سازمان‌های بزرگ دولتی یکی از موضوعات مهم و پیچیده است که نیاز به تغییر فرهنگ، ساختار، فرآیند و روش‌های کاری دارد. برای افزایش بهره‌وری در سازمان‌های دولتی، می‌توان از راهکارهای مختلفی استفاده کرد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنم:

– چابک‌سازی سازمان. چابک‌سازی سازمان به معنای توانایی سازمان برای پاسخگویی به تغییرات محیط و نیازهای مشتریان با سرعت و کیفیت بالا است. چابک‌سازی سازمان نیازمند تغییر در سبک مدیریت، ساختار سازمان، فرآیندهای کار، فناوری اطلاعات و همچنین فرهنگ و رفتار کارکنان است. برخی از مزایای چابک‌سازی سازمان عبارتند از: افزایش رضایت مشتری، کاهش هزینه‌ها، افزایش بازده و کارآیی، افزایش خلاقیت و نوآوری، افزایش همکاری و تعامل.

– پذیرش نظام پیشنهادات کارکنان. نظام پیشنهادات کارکنان یک روش برای جذب، ثبت، بررسی و پاداش دادن به پیشنهادات کارکنان در جهت بهبود فعالیت‌های سازمان است. نظام پیشنهادات کارکنان باعث می‌شود که کارکنان در تصمیم‌گیری‌های سازمان شرکت داشته باشند، خودباور و خودآگاه شوند، مسیولیت‌پذیر و خلاق باشند و به عملکرد خود افتخار کنند. همچنین نظام پیشنهادات كاركنان باعث می شود كه سازمان بتواند از دیدگاه های كاركنان كه در جریان كار هستند بهره مند شود و فرصت های بهبود را شناسایی و پیاده سازی كند.

– برقراری ارتباطات مؤثر. ارتباطات مؤثر چالش دایم بسیاری از سازمان هاست. برقراری ارتباطات مؤثر باعث می شود كه اطلاعات لازم به صورت صحیح و به موقع منتقل شود، تفسیر های غلط جلوگیری شود، همكاری و همفكری بالاتر شود، رضایت شغلی افزایش یابد و در نتیجه كارآیی و بهره وری افزایش یابد. برای برقراری ارتباطات مؤثر، لازم است که از روش‌های مناسب برای انتقال پیام، شنیدن فعال، بازخورد دادن و گرفتن، توجه به زبان بدن و احترام به مخاطب استفاده کنیم.

– توسعه مهارت‌های کارکنان. توسعه مهارت‌های کارکنان به معنای افزایش دانش، توانایی و تجربه کارکنان در انجام وظایف خود است. توسعه مهارت‌های کارکنان باعث می‌شود که کارکنان با اعتماد به نفس بیشتری کار خود را انجام دهند، با تغییرات محیط سازگار شوند، نوآوری و خلاقیت خود را به کار گیرند و در نتیجه عملکرد و بهره‌وری خود را افزایش دهند. برای توسعه مهارت‌های کارکنان، می‌توان از روش‌های مختلفی همچون آموزش‌های درون سازمانی و برون سازمانی، همکاری با مربیان و منتورها، گروه‌های یادگیری و تبادل تجربه استفاده کرد.

– افزایش انگیزش کارکنان. انگیزش کارکنان به معنای حالت روحی و روانی کارکنان است که باعث می‌شود آن‌ها به فعالیت‌های سازمان علاقمند شوند، به آن‌ها تعلق پیدا کنند، تلاش بیشتری بکنند و در نتیجه عملکرد بهتری داشته باشند. افزایش انگیزش کارکنان نقش مؤثری در بهبود بهره‌وری سازمان دارد. برای افزایش انگیزش کارکنان، می‌توان از روش‌های مختلفی همچون پاداش دادن به عملکرد خوب، قایل شدن به عدالت در سازمان، فراهم کردن فضای کار مناسب، اعطاء اختیارات مناسب، شفاف سازی هدف ها و نقش ها استفاده کرد.

– ساماندهی فضای كار. فضای کار چیدمان فضای فیزیکی است که در آن کارکنان سازمان فعالیت می كنند. فضای كار باید طوری طراحی شود كه كاركنان راحت تر بتوانند كار خود را اجام داد. فضای كار مناسب باعث می شود كه كاركنان حس خستگی كمتری داشته باشد، تمركز بیشتری داشته باشد، همكاری و همكفایی بالاتری داشته باشد.

چگونه می توان بهبود کارآیی در سازمان های بزرگ خصوصی را افزایش داد؟

بهبود کارآیی در سازمان‌های بزرگ خصوصی نیز مانند سازمان‌های دولتی یکی از اهداف اصلی مدیران و کارکنان است. برای افزایش بهره‌وری در سازمان‌های خصوصی، می‌توان از راهکارهای مشابه با سازمان‌های دولتی استفاده کرد که در قسمت قبل به آن‌ها اشاره شد. علاوه بر آن، برخی از راهکارهای خاص برای سازمان‌های خصوصی عبارتند از:

– تعیین اهداف واقع‌بینانه. برای افزایش بهره‌وری در سازمان‌های خصوصی، لازم است که اهداف روشن، قابل اندازه‌گیری، قابل دسترس و منطبق با استراتژی سازمان تعیین شوند. این اهداف باید به صورت هماهنگ و همگام با تمام سطوح سازمان اعلام و پیگیری شوند. همچنین باید بازخورد منظم در مورد عملکرد کارکنان نسبت به این اهداف داده شود.

– کاربرد فناوری اطلاعات. فناوری اطلاعات یکی از عوامل مؤثر در بهبود کارآیی و کارایی سازمان‌های خصوصی است. با استفاده از فناوری اطلاعات، می‌توان فرآیندهای کار را ساده‌سازی، خودکارسازی و بهینه‌سازی کرد. همچنین می‌توان با استفاده از فناوری اطلاعات، دسترسی به اطلاعات را آسان تر كرد، تبادل و همكاری را تسهیل كرد، كیفیت و دقت كار را بالاتر برد و زمان و هزینه را كاست.

– حذف گام‌های غیرضروری. برای افزایش بهره‌وری در سازمان‌های خصوصی، لازم است که گام‌های غیرضروری، تکراری یا غیرارزش‌افزوده را حذف یا کاست کنید. گام‌های غیرضروری باعث می شود كاركنان وقت خود را صرف فعالیت هایی كنند كه نتیجه ی مثبتی ندارد و حتی ممكن است باعث كاستی در كیفیت یا تأخیر در تحویل كار شود. برای حذف گام‌های غیرضروری، می توانید فرآیندهای كار را مورد بررسی قرار داد و گام هایی را كه نقش مشخص ی ندارند یا می توان آن ها را حذف یا جابجاء كرد شناسایی كنید.