چگونه در 5 مرحله یک ایمیل حرفه ای کامل به زبان انگلیسی بنویسیم

می 30, 2023

0 39 خواندن این مطلب 2 دقیقه زمان میبرد

برای بسیاری از ما، ایمیل رایج ترین شکل ارتباط تجاری است، بنابراین مهم است که آن را به درستی انجام دهیم. اگرچه ایمیل‌ها معمولاً به اندازه نامه‌ها رسمی نیستند، اما همچنان باید حرفه‌ای باشند تا تصویر خوبی از شما و شرکتتان ارائه دهند. قبل از شروع اولین کاری که باید انجام دهید روش ساخت ایمیل است که ما فرض می کنیم آن را بلدید.

نحوه نوشتن یک ایمیل رسمی

این پنج مرحله ساده را دنبال کنید تا مطمئن شوید ایمیل های انگلیسی شما کاملا حرفه ای هستند:

با سلام و علیک شروع کنید

همیشه ایمیل خود را با یک نوتیفیکیشن مانند Dear Lillian باز کنید. اگر رابطه شما با خواننده رسمی است، از نام خانوادگی آن ها استفاده کنید. اگر این رابطه عادی تر باشد، می توانید به سادگی بگویید: اگر نام شخصی که برای او می نویسید را نمی دانید، می توانید از دستور زیر استفاده کنید. منبع

از گیرنده تشکر کنید

اگر به درخواست مشتری پاسخ می دهید، باید با یک خط تشکر شروع کنید. به عنوان مثال، اگر کسی در مورد شرکت شما سوالی دارد، می توانید بگویید: “از تماس شما با شرکت ABC متشکرم”. اگر کسی به یکی از ایمیل‌های شما پاسخ داده است، حتماً بگویید: “از پاسخ سریع شما متشکرم” یا “از اینکه به من پاسخ دادید متشکرم”. تشکر از خواننده باعث آرامش او می شود و باعث می شود مودب تر به نظر برسید.

هدف خود را بیان کنید

اگر در حال برقراری ارتباط ایمیلی هستید، ممکن است نتوانید یک خط تشکر در نظر بگیرید. در عوض، با بیان هدف خود شروع کنید.به عنوان مثال، برای پرس و جو در مورد… یا با اشاره به… می نویسد.

هدف خود را در همان ابتدا در ایمیل مشخص کنید و سپس وارد متن اصلی ایمیل خود شوید. به یاد داشته باشید، مردم می خواهند ایمیل ها را سریع بخوانند، بنابراین جملات خود را کوتاه و واضح نگه دارید. همچنین باید به گرامر، املا و علائم نگارشی دقت کنید تا تصویری حرفه ای از خود و شرکت خود ارائه دهید.

حرف های پایانی خود را اضافه کنید

قبل از اینکه ایمیل خود را تمام کنید، مودبانه است که یک بار دیگر از خواننده خود تشکر کنید و چند جمله پایانی مودبانه به آن اضافه کنید. شما می توانید با Thank برای صبر و هم کاری یا Thank برای ملاحظات خود شروع کنید و پس از آن، اگر سوال یا نگرانی دارید، شک نکنید که من منتظر شنیدن نظرات شما هستم. منبع

با یک پایان بندی مناسب ایمیل را تمام کنید

آخرین مرحله این است که یک بسته بندی مناسب با نام خود وارد کنید. “با احترام”، “صادقانه” و “متشکرم” همه حرفه ای هستند. از پایان هایی مانند «بهترین آرزوها» یا «به سلامتی» خودداری کنید، مگر اینکه با خواننده دوست نزدیکی باشید. در نهایت، قبل از زدن دکمه ارسال، یک بار دیگر ایمیل خود را بررسی و و از نظر املایی چک کنید تا مطمئن شوید که واقعاً کامل است!