بهترین دستورالعمل خرید و تدارکات (برای عملکرد بهتر)
خرید و تدارکات، یکی از بخشهای کلیدی در زنجیره تأمین هر سازمان محسوب میشود که نقش مؤثری در کنترل هزینهها، تأمین منابع و بهبود کیفیت محصولات دارد.
در دنیای رقابتی امروز، بهکارگیری دستورالعملهای جدید و کاربردی در این حوزه میتواند به سازمانها کمک کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و بهرهوری را افزایش دهند.این مقاله به بررسی بهترین دستورالعملهای خرید و تدارکات با رویکردی متفاوت و نوین میپردازد.
۱.نیازسنجی و برنامهریزی دقیق
اولین گام در هر فرآیند خرید و تدارکات، شناسایی دقیق نیازهای سازمان است.برای اینکه خریدهای سازمان بهینه و هدفمند انجام شوند، موارد زیر باید بهخوبی رعایت شوند:
- تحلیل نیازها: بخش خرید باید نیازهای دقیق را از واحدهای مختلف سازمان دریافت و تحلیل کند.شناسایی مشخصات فنی، حجم و کیفیت مورد نیاز کالاها و خدمات از اهمیت بالایی برخوردار است.
- برنامهریزی زمانبندی خرید: با تدوین یک برنامه دقیق و زمانبندیشده برای خریدها، میتوان از خریدهای اضطراری و پراکنده جلوگیری کرد.این زمانبندی باید مطابق با نیازها و ظرفیتهای سازمان تنظیم شود.
این مرحله به سازمان کمک میکند تا از هدررفت منابع جلوگیری کند و همچنین هزینههای ناشی از خریدهای اضافی یا بدون برنامه را به حداقل برساند.
۲.ارزیابی و انتخاب تأمینکنندگان مناسب
انتخاب تأمینکننده، یک مرحله حیاتی و حساس در فرآیند خرید و تدارکات است.برای ارزیابی و انتخاب بهترین تأمینکنندگان، موارد زیر پیشنهاد میشود:
- دریافت پیشنهادات (RFP) از تأمینکنندگان مختلف: یکی از روشهای استاندارد برای بررسی بازار و تأمینکنندگان، دریافت RFP از چندین تأمینکننده است که امکان مقایسه دقیقتر شرایط و قیمتها را فراهم میکند.
- ارزیابی کیفی و مالی تأمینکنندگان: بررسی سابقه عملکرد، کیفیت محصولات و خدمات و قدرت مالی تأمینکننده از اهمیت ویژهای برخوردار است.تأمینکنندهای که بتواند در طول زمان به تعهدات خود پایبند باشد، بهترین گزینه برای همکاری است.
- ایجاد فهرست تأمینکنندگان تأییدشده: پس از ارزیابی، لیستی از تأمینکنندگان معتبر تهیه و در اختیار واحد خرید قرار گیرد.این امر باعث میشود در خریدهای بعدی، انتخاب تأمینکننده با سرعت و اطمینان بیشتری انجام شود.
۳.انعقاد قرارداد با تأمینکننده
مرحله بعدی، مذاکره و انعقاد قرارداد است.قرارداد، چارچوب حقوقی و تعهدات طرفین را مشخص میکند و تضمینکننده منافع هر دو طرف است.برخی از اصول کلیدی در تنظیم قرارداد خرید عبارتند از:
- تعریف شرایط پرداخت: روشهای پرداخت (مانند پرداخت اعتباری یا نقدی) و زمان پرداخت بهوضوح مشخص شود.
- زمانبندی دقیق تحویل کالا: تعیین زمان تحویل دقیق کالاها و خدمات با توجه به نیازهای سازمان ضروری است.
- شرایط ضمانت و گارانتی: در قرارداد باید شرایط گارانتی و مدت زمان آن مشخص باشد.این موضوع باعث میشود که تأمینکننده متعهد به ارائه خدمات پس از فروش شود.
- شرایط فسخ قرارداد: در قرارداد باید شرایطی برای فسخ در صورت عدم رعایت تعهدات توسط تأمینکننده درج شود.
یک قرارداد جامع و شفاف، به کاهش ریسکها و اطمینان از تحویل بهموقع کالا و خدمات کمک شایانی میکند.
۴.استفاده از فناوری و پلتفرمهای دیجیتال در فرآیند خرید
در دنیای امروز، فناوری اطلاعات و پلتفرمهای دیجیتال نقش مهمی در بهبود کارایی فرآیند خرید و تدارکات دارند.استفاده از این ابزارها به سازمانها کمک میکند تا خریدهای خود را به شکلی کارآمدتر و دقیقتر انجام دهند.برخی از ابزارهای دیجیتال در این زمینه عبارتند از:
- استفاده از نرمافزارهای مدیریت خرید (Procurement Management Systems): نرمافزارهای مدیریت خرید، امکان پیگیری درخواستها، پردازش سفارشات و مدیریت هزینهها را بهصورت یکپارچه فراهم میکنند.
- بهکارگیری سیستمهای ERP: سیستمهای ERP به سازمانها کمک میکنند تا فرآیندهای مختلف از جمله خرید و تدارکات را بهصورت یکپارچه مدیریت کنند و اطلاعات بهروز و دقیق را در دسترس بخشهای مختلف قرار دهند.
- استفاده از پلتفرمهای آنلاین خرید: پلتفرمهایی مانند علیبابا، امکان جستجوی تأمینکنندگان بینالمللی را فراهم میکنند و به واحد خرید کمک میکنند تا قیمتها و شرایط مختلف را بهسادگی مقایسه کند.
استفاده از فناوریهای دیجیتال در خرید و تدارکات، به کاهش زمان و هزینه و افزایش شفافیت کمک میکند.
۵.مدیریت و کنترل کیفیت کالا و خدمات دریافتی
بعد از خرید و تحویل کالاها، مرحله کنترل کیفیت اهمیت زیادی دارد.اگر کالایی کیفیت مورد نظر را نداشته باشد، میتواند هزینههای زیادی برای سازمان ایجاد کند.برای مدیریت و کنترل کیفیت، موارد زیر را باید در نظر گرفت:
- بررسی دقیق مشخصات فنی: واحد کنترل کیفیت باید کالاها را براساس مشخصات فنی و استانداردهای مورد نیاز بررسی کند.
- کنترل کیفیت قبل از استفاده یا توزیع: کالاها و خدمات دریافتی باید قبل از استفاده، کنترل شوند تا در صورت مغایرت با مشخصات، اقدامات لازم انجام گیرد.
- بررسی مداوم عملکرد تأمینکنندگان: ارزیابی مداوم عملکرد تأمینکنندگان از طریق بازخوردهایی که از واحدهای مختلف دریافت میشود، میتواند به انتخاب بهتر تأمینکنندگان در آینده کمک کند.
۶.مدیریت و کنترل هزینهها در فرآیند خرید و تدارکات
مدیریت هزینهها یکی از اهداف اصلی واحد خرید و تدارکات است.خریدهای بدون برنامه و مدیریت ناکارآمد هزینهها میتواند منجر به افزایش هزینههای سازمان شود.برای مدیریت هزینهها، میتوانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
- تهیه گزارشهای مالی و تحلیلی: تهیه گزارشهای ماهانه و فصلی برای پیگیری هزینههای انجامشده و مقایسه آنها با بودجه تعیینشده میتواند کمک کند که هزینهها تحت کنترل بمانند.
- ارزیابی هزینه-فایده تأمینکنندگان مختلف: برای هر خرید، مقایسهای بین تأمینکنندگان از نظر هزینه و کیفیت انجام شود تا بهترین گزینه انتخاب شود.
- برنامهریزی دقیق برای خریدهای حجمی: در خریدهای حجمی و عمده، میتوان از تخفیفهای بیشتری بهرهمند شد.برنامهریزی خرید به این شکل، به کاهش هزینهها کمک میکند.
۷.ارزیابی و بهبود مستمر فرآیند خرید و تدارکات
بهمنظور بهبود کیفیت و کارایی فرآیند خرید، ارزیابی مستمر و بهبود فرآیندها ضروری است.این امر میتواند شامل تحلیل عملکرد تأمینکنندگان، بررسی کیفیت کالاها و شناسایی نقاط ضعف در فرآیند خرید باشد.برخی از ابزارها برای بهبود مداوم عبارتند از:
- تهیه گزارش عملکرد تأمینکنندگان: این گزارش به شناسایی تأمینکنندگان قابلاعتماد و بهبود تصمیمات خرید کمک میکند.
- بازخورد از واحدهای مصرفکننده: نظرات و پیشنهادات واحدهایی که از کالاها یا خدمات خریداریشده استفاده میکنند، میتواند به شناسایی مشکلات و بهبود فرآیندها کمک کند.
- بررسی و بهروزرسانی دستورالعملها: دستورالعملها و سیاستهای خرید و تدارکات باید بهصورت دورهای بازبینی و بهروزرسانی شوند.
خرید و تدارکات، از جمله فعالیتهای حیاتی هر سازمان است که تأثیر مستقیمی بر کاهش هزینهها، تأمین منابع و افزایش کیفیت خدمات و محصولات دارد.پیادهسازی دستورالعملهای کارآمد و بهرهگیری از فناوریهای نوین، سازمانها را قادر میسازد تا فرآیند خرید و تدارکات خود را بهینهسازی کرده و بهطور مؤثرتری در راستای اهداف استراتژیک خود حرکت کنند.
از ارزیابی دقیق تأمینکنندگان و انعقاد قراردادهای شفاف تا استفاده از ابزارهای دیجیتال و بهبود مستمر فرآیندها، این دستورالعملها به سازمانها کمک میکنند تا خریدهای خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.