آموزشی

بهترین دستورالعمل خرید و تدارکات (برای عملکرد بهتر)

خرید و تدارکات، یکی از بخش‌های کلیدی در زنجیره تأمین هر سازمان محسوب می‌شود که نقش مؤثری در کنترل هزینه‌ها، تأمین منابع و بهبود کیفیت محصولات دارد.

در دنیای رقابتی امروز، به‌کارگیری دستورالعمل‌های جدید و کاربردی در این حوزه می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و بهره‌وری را افزایش دهند.این مقاله به بررسی بهترین دستورالعمل‌های خرید و تدارکات با رویکردی متفاوت و نوین می‌پردازد.

۱.نیازسنجی و برنامه‌ریزی دقیق

اولین گام در هر فرآیند خرید و تدارکات، شناسایی دقیق نیازهای سازمان است.برای اینکه خریدهای سازمان بهینه و هدفمند انجام شوند، موارد زیر باید به‌خوبی رعایت شوند:

  • تحلیل نیازها: بخش خرید باید نیازهای دقیق را از واحدهای مختلف سازمان دریافت و تحلیل کند.شناسایی مشخصات فنی، حجم و کیفیت مورد نیاز کالاها و خدمات از اهمیت بالایی برخوردار است.
  • برنامه‌ریزی زمان‌بندی خرید: با تدوین یک برنامه دقیق و زمان‌بندی‌شده برای خریدها، می‌توان از خریدهای اضطراری و پراکنده جلوگیری کرد.این زمان‌بندی باید مطابق با نیازها و ظرفیت‌های سازمان تنظیم شود.

این مرحله به سازمان کمک می‌کند تا از هدررفت منابع جلوگیری کند و همچنین هزینه‌های ناشی از خریدهای اضافی یا بدون برنامه را به حداقل برساند.

۲.ارزیابی و انتخاب تأمین‌کنندگان مناسب

انتخاب تأمین‌کننده، یک مرحله حیاتی و حساس در فرآیند خرید و تدارکات است.برای ارزیابی و انتخاب بهترین تأمین‌کنندگان، موارد زیر پیشنهاد می‌شود:

  • دریافت پیشنهادات (RFP) از تأمین‌کنندگان مختلف: یکی از روش‌های استاندارد برای بررسی بازار و تأمین‌کنندگان، دریافت RFP از چندین تأمین‌کننده است که امکان مقایسه دقیق‌تر شرایط و قیمت‌ها را فراهم می‌کند.
  • ارزیابی کیفی و مالی تأمین‌کنندگان: بررسی سابقه عملکرد، کیفیت محصولات و خدمات و قدرت مالی تأمین‌کننده از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.تأمین‌کننده‌ای که بتواند در طول زمان به تعهدات خود پایبند باشد، بهترین گزینه برای همکاری است.
  • ایجاد فهرست تأمین‌کنندگان تأییدشده: پس از ارزیابی، لیستی از تأمین‌کنندگان معتبر تهیه و در اختیار واحد خرید قرار گیرد.این امر باعث می‌شود در خریدهای بعدی، انتخاب تأمین‌کننده با سرعت و اطمینان بیشتری انجام شود.

۳.انعقاد قرارداد با تأمین‌کننده

مرحله بعدی، مذاکره و انعقاد قرارداد است.قرارداد، چارچوب حقوقی و تعهدات طرفین را مشخص می‌کند و تضمین‌کننده منافع هر دو طرف است.برخی از اصول کلیدی در تنظیم قرارداد خرید عبارتند از:

  • تعریف شرایط پرداخت: روش‌های پرداخت (مانند پرداخت اعتباری یا نقدی) و زمان پرداخت به‌وضوح مشخص شود.
  • زمان‌بندی دقیق تحویل کالا: تعیین زمان تحویل دقیق کالاها و خدمات با توجه به نیازهای سازمان ضروری است.
  • شرایط ضمانت و گارانتی: در قرارداد باید شرایط گارانتی و مدت زمان آن مشخص باشد.این موضوع باعث می‌شود که تأمین‌کننده متعهد به ارائه خدمات پس از فروش شود.
  • شرایط فسخ قرارداد: در قرارداد باید شرایطی برای فسخ در صورت عدم رعایت تعهدات توسط تأمین‌کننده درج شود.

یک قرارداد جامع و شفاف، به کاهش ریسک‌ها و اطمینان از تحویل به‌موقع کالا و خدمات کمک شایانی می‌کند.

فروش و خدمات

۴.استفاده از فناوری و پلتفرم‌های دیجیتال در فرآیند خرید

در دنیای امروز، فناوری اطلاعات و پلتفرم‌های دیجیتال نقش مهمی در بهبود کارایی فرآیند خرید و تدارکات دارند.استفاده از این ابزارها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خریدهای خود را به شکلی کارآمدتر و دقیق‌تر انجام دهند.برخی از ابزارهای دیجیتال در این زمینه عبارتند از:

  • استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت خرید (Procurement Management Systems): نرم‌افزارهای مدیریت خرید، امکان پیگیری درخواست‌ها، پردازش سفارشات و مدیریت هزینه‌ها را به‌صورت یکپارچه فراهم می‌کنند.
  • به‌کارگیری سیستم‌های ERP: سیستم‌های ERP به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای مختلف از جمله خرید و تدارکات را به‌صورت یکپارچه مدیریت کنند و اطلاعات به‌روز و دقیق را در دسترس بخش‌های مختلف قرار دهند.
  • استفاده از پلتفرم‌های آنلاین خرید: پلتفرم‌هایی مانند علی‌بابا، امکان جستجوی تأمین‌کنندگان بین‌المللی را فراهم می‌کنند و به واحد خرید کمک می‌کنند تا قیمت‌ها و شرایط مختلف را به‌سادگی مقایسه کند.

استفاده از فناوری‌های دیجیتال در خرید و تدارکات، به کاهش زمان و هزینه و افزایش شفافیت کمک می‌کند.

۵.مدیریت و کنترل کیفیت کالا و خدمات دریافتی

بعد از خرید و تحویل کالاها، مرحله کنترل کیفیت اهمیت زیادی دارد.اگر کالایی کیفیت مورد نظر را نداشته باشد، می‌تواند هزینه‌های زیادی برای سازمان ایجاد کند.برای مدیریت و کنترل کیفیت، موارد زیر را باید در نظر گرفت:

  • بررسی دقیق مشخصات فنی: واحد کنترل کیفیت باید کالاها را براساس مشخصات فنی و استانداردهای مورد نیاز بررسی کند.
  • کنترل کیفیت قبل از استفاده یا توزیع: کالاها و خدمات دریافتی باید قبل از استفاده، کنترل شوند تا در صورت مغایرت با مشخصات، اقدامات لازم انجام گیرد.
  • بررسی مداوم عملکرد تأمین‌کنندگان: ارزیابی مداوم عملکرد تأمین‌کنندگان از طریق بازخوردهایی که از واحدهای مختلف دریافت می‌شود، می‌تواند به انتخاب بهتر تأمین‌کنندگان در آینده کمک کند.

۶.مدیریت و کنترل هزینه‌ها در فرآیند خرید و تدارکات

مدیریت هزینه‌ها یکی از اهداف اصلی واحد خرید و تدارکات است.خریدهای بدون برنامه و مدیریت ناکارآمد هزینه‌ها می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌های سازمان شود.برای مدیریت هزینه‌ها، می‌توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:

  • تهیه گزارش‌های مالی و تحلیلی: تهیه گزارش‌های ماهانه و فصلی برای پیگیری هزینه‌های انجام‌شده و مقایسه آن‌ها با بودجه تعیین‌شده می‌تواند کمک کند که هزینه‌ها تحت کنترل بمانند.
  • ارزیابی هزینه-فایده تأمین‌کنندگان مختلف: برای هر خرید، مقایسه‌ای بین تأمین‌کنندگان از نظر هزینه و کیفیت انجام شود تا بهترین گزینه انتخاب شود.
  • برنامه‌ریزی دقیق برای خریدهای حجمی: در خریدهای حجمی و عمده، می‌توان از تخفیف‌های بیشتری بهره‌مند شد.برنامه‌ریزی خرید به این شکل، به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند.

هزینه و فروش

۷.ارزیابی و بهبود مستمر فرآیند خرید و تدارکات

به‌منظور بهبود کیفیت و کارایی فرآیند خرید، ارزیابی مستمر و بهبود فرآیندها ضروری است.این امر می‌تواند شامل تحلیل عملکرد تأمین‌کنندگان، بررسی کیفیت کالاها و شناسایی نقاط ضعف در فرآیند خرید باشد.برخی از ابزارها برای بهبود مداوم عبارتند از:

  • تهیه گزارش عملکرد تأمین‌کنندگان: این گزارش به شناسایی تأمین‌کنندگان قابل‌اعتماد و بهبود تصمیمات خرید کمک می‌کند.
  • بازخورد از واحدهای مصرف‌کننده: نظرات و پیشنهادات واحدهایی که از کالاها یا خدمات خریداری‌شده استفاده می‌کنند، می‌تواند به شناسایی مشکلات و بهبود فرآیندها کمک کند.
  • بررسی و به‌روزرسانی دستورالعمل‌ها: دستورالعمل‌ها و سیاست‌های خرید و تدارکات باید به‌صورت دوره‌ای بازبینی و به‌روزرسانی شوند.

خرید و تدارکات، از جمله فعالیت‌های حیاتی هر سازمان است که تأثیر مستقیمی بر کاهش هزینه‌ها، تأمین منابع و افزایش کیفیت خدمات و محصولات دارد.پیاده‌سازی دستورالعمل‌های کارآمد و بهره‌گیری از فناوری‌های نوین، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرآیند خرید و تدارکات خود را بهینه‌سازی کرده و به‌طور مؤثرتری در راستای اهداف استراتژیک خود حرکت کنند.

از ارزیابی دقیق تأمین‌کنندگان و انعقاد قراردادهای شفاف تا استفاده از ابزارهای دیجیتال و بهبود مستمر فرآیندها، این دستورالعمل‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا خریدهای خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا